Globales Bounce-Management


1. Warum das Globale Bounce-Management?

2. Hard Bounce

3. Soft Bounce

4. Spam-Beschwerde


1. Warum das Globale Bounce-Management?

Fast alle Internet-Service-Provider halten E-Mail-Versender dazu an, keine E-Mails an inaktive E-Mail-Adressen zu schicken. 

Aus gutem Grund: Diese E-Mails sind reiner Datenmüll, der die begrenzten Serverkapazitäten der Internet-Service-Provider unnötig belastet.

In den Bulk Senders Guidelines von GMail heißt es dazu:

To help ensure that your messages aren’t flagged as spam, we also recommend that you automatically unsubscribe users whose addresses bounce multiple pieces of mail.

Yahoo! Mail ist in seinen Best practices for senders noch deutlicher als GMail:

Monitor hard and soft bounces as well as inactive recipients. Persistent emails to these addresses are a surefire way to get your connections deferred.

Microsoft schreibt in Grundsätze, Verfahren und Richtlinien für Postmaster:

Nach dem Erteilen eines numerischen SMTP-Fehlerantwortcodes zwischen 500 und 599 (wird auch als Non-Delivery Response (NDR) bezeichnet) darf der Absender nicht erneut versuchen, diese Nachricht an den Empfänger zu übertragen.


Auch die deutschen Internet-Service-Provider wollen keine E-Mails an inaktive Adressen erhalten. In den Empfehlungen zum Versand von E-Mails von web.de heißt es beispielsweise:

Der Versender muss E-Mail-Adressen sofort aus seinen Versandlisten entfernen, wenn nach dem Versenden an diese Adressen Hard-Bounces erfolgen. Werden Zustellversuche an zahlreiche unbekannte (oder mittlerweile deaktivierte) WEB.DE Accounts unternommen, erfolgt eine zeitweise Sperrung. Wir behalten uns in solchen Fällen auch dauerhafte Sperrungen vor.

Der Tenor ist bei allen Internet-Service-Providern identisch. Wer wiederholt E-Mails an inaktive Adressen sendet, der riskiert, von den Internet-Service-Providern temporär gesperrt oder im schlimmsten Fall sogar in die schwarzen Listen (Blacklists) eingetragen zu werden. Die Folge wäre, dass der Internet-Service-Provider keine E-Mails des betreffenden Versenders mehr an seine User zustellen würde.

Um Dich vor dieser Gefahr zu schützen, haben wir in KlickTipp ein vollautomatisches, globales Bounce-Management implementiert. Du brauchst also nicht zu befürchten, dass Du unversehens wiederholte Male E-Mails an inaktive E-Mail-Adressen schicken könntest.

Wenn Du einen Newsletter oder eine Follow-up-E-Mail an jemanden schickst, dessen E-Mail-Adresse nicht mehr aktiv ist, dann erhält KlickTipp von dem Mailserver des Internet-Service-Providers dieser Person einen Rückläufer, eine sogenannte Non-Delivery Notification (NDN). KlickTipp wertet die NDN-Nachricht aus und entscheidet, ob es sich um einen Hard Bounce, einen Soft Bounce oder eine Spam-Beschwerde handelt. Im Folgenden möchten wir Dir diese Begriffe etwas näher erläutern. Außerdem stellen wir dar, wie unser System auf die unterschiedlichen Rückmeldungen der Internet-Service-Provider reagiert.

Das Beste an unserem Bounce-Management ist, dass Du Dich hierum überhaupt nicht kümmern musst. Wir haben sehr hart gearbeitet, um Dir ein globales, vollautomatisches Bounce-Management anbieten zu können, welches die Daten Deiner Kontakte im Hintergrund und ohne Dein Zutun vollautomatisch sauber hält. Wir haben KlickTipp exakt entsprechend den Anforderungen der Internet-Service-Provider programmiert. Die Internet-Service-Provider belohnen unsere Anstrengungen mit exzellenten Zustellraten, von denen Du als unser Kunde profitierst.


2. Hard Bounce

Von Zeit zu Zeit kann es vorkommen, dass ein Abonnent die E-Mail-Adresse löscht, die er zuvor bei seiner Anmeldung zum Bezug Ihres Newsletters angegeben hat. Wenn Du an eine solche E-Mail-Adresse einen Newsletter oder eine Follow-up-E-Mail sendest, dann erhält KlickTipp von den Mailservern des Internet-Service-Providers eine NDN-Nachricht. Diese Nachricht enthält den Hinweis, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht mehr existiert.

KlickTipp ändert daraufhin den Bounce-Status der betreffenden E-Mail-Adresse in Sekundenbruchteilen in „Hard Bounce“ und trägt die E-Mail-Adresse in die globale Ausschlussliste ein.

Bei jedem Versand löscht KlickTipp die in der globalen Ausschlussliste verzeichneten E-Mail-Adressen automatisch aus der Versandliste. Diese Maßnahme gilt für alle unsere Kunden und deren E-Mails, die wir versenden.

Wurde eine E-Mail-Adresse mit dem Status „Hard Bounce“ versehen, so überprüft KlickTipp einen Monat später automatisch ihre Existenz. Sollte die E-Mail-Adresse zum Zeitpunkt der Überprüfung existieren, so wird der Status „Hard Bounce“ aufgehoben. Im gegenteiligen Fall verändert sich der Status der E-Mail-Adresse nicht mehr, das heißt, sie bleibt dann dauerhaft gesperrt.

Wenn der Eigentümer der E-Mail-Adresse, die einen Hard Bounce erzeugt hat, sein Konto reaktiviert, sich in ein KlickTipp-Anmeldeformular einträgt und auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail klickt, wird der Status „Hard Bounce“ dieser E-Mail-Adresse aufgehoben. An Adressaten, die diesem Fall entsprechen, kannst Du also unbeschadet der Vorgeschichte von deren E-Mail-Adressen erneut E-Mails senden.

Durch unser globales Bounce-Management stellen wir sicher, dass inaktive E-Mail-Adressen im gesamten KlickTipp-System nur ein einziges Mal angeschrieben werden können. Die E-Mail-Service-Provider honorieren unsere Anstrengungen mit ausgezeichneten Zustellraten.

Hinweis: Als Enterprise-Kunde hast Du aufgrund der Nutzung Deiner eigenen E-Mail-Server die Möglichkeit, das globale Bounce-Management für Dein Konto abzuschalten.


3. Soft Bounce

Ein Soft Bounce entsteht, wenn eine E-Mail-Adresse vorübergehend nicht erreichbar ist. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn das Postfach voll belegt ist.

Wenn unsere Mailserver einen Soft Bounce empfangen, dann wird die entsprechende E-Mail-Adresse für zwei Wochen vom Versand ausgenommen. Danach setzt KlickTipp den Status „Soft Bounce“ dieser E-Mail-Adresse automatisch wieder außer Kraft, so dass Du dem betreffenden Adressaten erneut E-Mails senden kannst.


4. Spam-Beschwerde

KlickTipp unterscheidet manuelle von automatischen Spam-Beschwerden.

Automatische Spam-Beschwerde

Eine automatische Spam-Beschwerde entsteht, wenn die Spam-Prüfung des E-Mail-Service-Providers zu dem Ergebnis kommt, dass die Inhalte Ihrer E-Mail Spam sind und dass die E-Mail deshalb abgewiesen werden soll. Darauf sendet der E-Mail-Service-Providers eine NDN-Nachricht (Non Delivery Notification) mit dem Status „Spam-Complaint“ an uns.

Um Ihre Reputation zu schützen, sperrt KlickTipp E-Mail-Adressen, welche durch eine automatische Spam-Beschwerde den Status „Spam-Beschwerde“ erhalten haben, für die Dauer von zwei Wochen. Diese Sperre gilt nur in dem KlickTipp-Benutzerkonto, in dem die E-Mail versendet wurde, die zu der Spam-Beschwerde geführt hat. Nach Ablauf der Sperrfrist und einem damit verbundenen E-Mail-Versand an diese E-Mail-Adresse hebt KlickTipp den Status „Spam-Beschwerde“ automatisch auf.

Bitte beachte, dass Ihre E-Mail im Falle einer automatischen Spam-Beschwerde vom Internet-Service-Provider direkt, das heißt schon vor dem Eingang in das Spam-Verzeichnis des Empfängers abgewiesen wird. Stelle daher unbedingt sicher, dass Du die Spam-Scores Deiner versandfertigen Newsletter und Follow-up-E-Mails möglichst gering hältst. 


Manuelle Spam-Beschwerde

Eine manuelle Spam-Beschwerde entsteht, wenn sich ein Empfänger entweder direkt beim E-Mail-Service-Provider oder bei KlickTipp darüber beschwert, dass die E-Mail Spam ist.

Empfängt KlickTipp eine  manuelle Spam-Beschwerde, so wird die entsprechende E-Mail-Adresse mit dem Status „Spam-Beschwerde“ gekennzeichnet und aus Ihrer ContactCloud ausgetragen. An diese E-Mail-Adresse kannst Du also keine weiteren E-Mails mehr schicken.

Die Summe der Spam-Beschwerden darf, bezogen auf die versendeten E-Mails, nicht mehr als 0,1 Prozent betragen. Das bedeutet, dass pro 10.000 versendeten E-Mails nicht mehr als zehn Spam-Beschwerden bei uns eingehen dürfen.

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